硬件音视频会议需要专门的摄影设备，编码解码仪器，专线和专门会议室来连接几个固定部门，投资至少几百万人民币；后期设施的更新维护费用高昂，且需要专人进行维护，占用了企业大量的资金和人力资源。这对中小型企业而言是一个难以跨越的门槛。另外，基于硬件的音视频会议只能在固定的几个地点进行，灵活性和拓展性差，面对突发状况往往束手无策。

软件音视频会议系统相比硬件音视频会议系统费用较低，同时在一定程度上克服了硬件音视频会议系统灵活性和拓展性差的问题。但软件音视频会议本身同样存在一些无法忽视的问题：

多数的音视频会议软件是C/S架构，即桌面客户端软件+服务器端软件。正常运行前，需要先配置网络和服务器，下载并安装客户端。在此过程中若出现异常情况，重装软件也是比较麻烦的事情；另外一种软件是B/S架构，解决了桌面客户端存在的一些问题，用户可直接在网页浏览器上进行音视频会议。但由于采用普通流媒体传输技术，这些产品必须利用浏览器下载ActiveX的控件，而这些控件大多会被浏览器拦截！更为严重的是，由于各种病毒和流氓软件利用的也是此类技术，为了保护电脑的安全，各大杀毒软件、防火墙、反流氓软件都屏蔽它们，导致这类音视频会议产品的兼容性和适用性存在极大的问题。